簽呈是用來溝通的，你真的想反了！ @ 凌帠的管理世界:: 痞客邦 | 竹科管理局常見問答

2011年2月13日—老闆交辦某專案，需要相關單位配合，事情規劃得差不多了，就趕緊上簽呈，並會簽相關單位。沒想到，各單位意見紛歧，提出一堆看法，最後 ...

老闆交辦某專案，需要相關單位配合，事情規劃得差不多了，就趕緊上簽呈，並會簽相關單位。沒想到，各單位意見紛歧，提出一堆看法，最後老闆只好退件，承辦人重新彙整各單位意見後再上簽呈，結果各單位仍是提出不同的意見，公文往返曠日費時，大家這個案子始終無法取得共識，問題到底出在哪裡？

簽呈是行政作業中最常用到的公文書，當有事情需要老闆裁決時，一般都會採取上簽呈的方式，請老闆核示。但經常性的事務，若每次都要上簽呈，在作業上會太費時，且有些事務簽核時對於相關的資訊必須要交代清楚，為簡化例行性事務的處理，以及避免簽呈寫作上的疏漏，一般皆將這些事務改以表單的方式處理。因此，若是已經有表單的，就不需要上簽呈，會上簽呈的，應該都有特別的事由，而非例行性事務，所以會上簽呈的事務，必須針對個案處理，若是與其他單位有關，則需會簽各相關單位。各單位對此簽呈提出看法後，再由老闆定奪。

簽呈不是用來溝通的

大家常會誤以為簽呈是溝通的工具，只要有跨部門的事務，就上簽呈會簽相關單位，以為這樣就是最好的溝通方式。因為這樣最正式，也很明確，對於要處理的這件事情已經正式的知會各相關單位，也明確的請被會簽單位提出意見，所以這應該是尊重相關單位的作法，當然應該會是有效的溝通。

但事實上用簽呈來溝通，效果卻正好相反。以簽呈來溝通的效果是最差的。要能溝通就必須是在雙方能夠敞開心胸、能夠討論的場合與形式下才容易進行。而簽呈是正式的文件，用正式的文件在提出意見時就會有許多顧忌，有些事情跟大家的權益都有關係，沒有人願意先表態，這時大家都會有所顧忌，所以都會寫些似是而非的意見，結果就是誰也不清楚大家真正的意見到底是什麼，當然就溝通不起來了。且人們通常很不喜歡在對事情不知道或是不了解的時候，就收到正式的文件，並要你提出意見，這樣對人是很不尊重的，所以如果事前未跟大家溝通，直接用簽呈來請大家提供意見，基本上就已經不尊重別人了，別人又怎會配合你呢？又怎麼可能溝通呢？

另外要是公司的單位很多，一會簽下去經常搞得人仰馬翻，由於議題未經過大家共同討論，其結果經常是各單位以自己的立場來看事情，所以意見就會南轅北轍，要整合都有困難。要不然就是大家都不想得...